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Verfahrensdokumentation kurz

Kurz‬ - Große Auswahl an ‪Kurz

Davon abgesehen ist eine fehlende Verfahrensdokumentation der Atmosphäre bei einer Betriebsprüfung nicht gerade zuträglich. Nicht zuletzt, da dies auch einen Mehraufwand für Sie bedeutet, denn die Betriebsprüfer können sich dann nicht selbständig an den Dokumenten orientieren, sondern stellen vermehrte Prüfungsanfragen. Dies kann dann die mit der Betriebsprüfung befassten Mitarbeiter längerfristig unnötig Zeit kosten. Die Pflichtbestandteile einer Verfahrensdokumentation. Die Pflichtbestandteile nach GoBD wurden anhand des AWV Musters schon in diesem Beitrag beleuchtet. Diese werden hier noch einmal kurz beleuchtet. Allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme. Anwender- und Systemdokumentatio Eine im Ergebnis richtige Erfüllung der buchhalterischen Pflichten reicht nicht aus, auch der Weg zum Ergebnis muss in seiner Darstellung absolut nachvollziehbar sein. Zudem rät de Beer, die Mitarbeiter einzubeziehen. „Oft können sie die Aufgaben, die sie erledigen, selbst am schnellsten beschreiben.“Obwohl moderne IT-Programme standardmäßig über Plausibilitätsprüfungen verfügen, sind weitergehende Kontrollen der Abläufe dennoch erforderlich. Dies gilt insbesondere für die Prüfung der Vollständigkeit von Daten, die von einem Programm zur Weiterverarbeitung an ein anderes Programm übergeben werden.

Wichtig ist dabei, dass alle Änderungen am System oder am Verfahren lückenlos dokumentiert werden. Hierzu muss die Verfahrensdokumentation versioniert und eine Änderungshistorie bereitgehalten werden.In jedem Betrieb gibt es Organisations- und Arbeitsanweisungen. In vielen kleinen und mittleren Betrieben (KMU) sind sie aber nur mündlich erteilt oder es gibt nur für bestimmte Arbeitsbereiche schriftliche Anweisungen. Häufig haben sich Mitarbeiter selbst Arbeitsorganisationen geschaffen.Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 "GoBS") dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die Finanzverwaltung hat Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff in einem BMF-Schreiben veröffentlicht und macht in den Tz 151ff des BMF-Schreibens Ausführungen zur Verfahrensdokumentation. Vor allem muss die Verfahrensdokumentation wahr sein. Es wäre ein großer Fehler, wenn dort Prozesse anders beschrieben sind, als sie in der Praxis ablaufen. Der Prüfer würde in einem solchen Fall wohl zu Recht einwenden können, dass er durch derartige Falschinformationen in seiner Prüfung behindert wurde.

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Daher empfiehlt es sich immer, Mitarbeiter in die Überlegungen einzubeziehen. Sie sind es, die das „Erfahrungswissen“ in ihren Köpfen gespeichert haben. Das vorhandene Wissen ist zur Erstellung einer wirklichkeitsnahen Verfahrensdokumentation unbedingt notwendig. Beim Wechsel des Buchführungssystems muss das alte System auf einem separaten Rechner bis zum Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden, wenn keine direkte Übernahme der Altdatenformate in das neue System möglich ist. Als DV-System im Sinne der GoBD gelten insbesondere das Hauptbuchführungssystem und die Vor- und Nebensysteme, z. B. Anlagenbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kassensysteme, Zahlungsverkehrssystem, Geldspielgeräte sowie die Behandlung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.

In der Anwenderdokumentation werden die fachlichen Prozesse bei der elektronischen Buchführung inklusive der Nebensysteme beschrieben. Es muss dargestellt werden, wie Daten im System erfasst, auf Richtigkeit geprüft sowie abgestimmt werden und wie eine Ausgabe der Daten erfolgt. Geblieben sind allerdings die Forderungen nach einer umfassenden Verfahrensdokumentation steuerlich relevanter Geschäftsprozesse. Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, zur Stellungnahme an die Wirtschaftsverbände übersandt. In Aussicht gestellt waren darin für die betriebliche Praxis dringend notwendige Buchführungserleichterungen.

Eine Verfahrensdokumentation ist keine Kür, sondern

Wenn der Unternehmer den Weg des Belegs beschreibt, muss er das demnach aus verschiedenen Bereichen beleuchten. Die Verfahrensdokumentation gliedert sich grob in vier Teile: Viele Unternehmen nutzen eine sogenannte Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software). Hierbei handelt es sich um eine Plattform, die den automatischen Datenaustausch zwischen mehreren jeweils integrierten Programmen ermöglicht. Dies kann zum Beispiel den Rechnungsworkflow, die Buchhaltung und betriebswirtschaftliche Auswertungen für das Unternehmenscontrolling erleichtern. Dabei erfolgt der Datenaustausch häufig in Echtzeit und die ERP-Software führt auch selbständig Plausibilitätschecks durch. All diese Funktionen müssen dann in der Anwenderdokumentation entsprechend dargestellt werden. Es ist wichtig, dabei nicht einfach auf eine vom Anbieter behauptete GoBD-Konformität der ERP-Software zu vertrauen, sondern die einzelnen Interaktionen zwischen den Program­men stets kritisch zu hinterfragen. Spätestens hierfür sind in der Regel spezielle EDV-Kenntnisse erforderlich.

GoBD: 4 Tipps für eine einfache Verfahrensdokumentation

  1. Anforderungen einer Verfahrensdokumentation kurze Theorie - rechtlicher Rahmen; Einordnung und Klärung der Begrifflichkeiten; Ausarbeitung der Anforderungen einer Verfahrensdokumentation ; Grundgerüst erarbeiten Dokumentationen von Geschäftsvorfällen; Visualisierung und Strukturierung von Prozessen Beschreibungen von Prozessen, Verfahren, Arbeitsaufgaben, Mitarbeitern und.
  2. Umfang und Aufbau der Verfahrensdokumentation sind in den GoBD nicht vorgeschrieben. Für größere Unternehmen empfehlen wir, sich an den offiziellen Mustern zu orientieren, die in Arbeitskreisen in mühevoller Kleinstarbeit erarbeitet wurden:
  3. Wir unterstützen sie gerne bei der Erstellung Ihrer „Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“.
  4. Um für die Verfahrensdokumentation Muster zu verwenden, sollte man vorher kurz verstehen, wozu diese notwendig ist. Die GoBD legt gewisse Grundsätze fest, die von jedem deutschen Unternehmer bei der Führung seiner Bücher eingehalten werden müssen. In der Verfahrensdokumentation bestimmen Sie, wie das in Ihrer Firma geschehen soll

Verfahrensdokumentation - Wikipedi

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Welche Folgen die Nichtvorlage haben kann, ist derzeit noch schwer abzuschätzen. Eindeutig ist hingegen, dass sich Betriebsprüfungen verstärkt auf die Themen GoBD und Verfahrensdokumentation konzentrieren. Handeln Sie deshalb rechtzeitig! Die Verfahrensdokumentation ist nur ein kleines, wenn auch nicht unbedeutendes Beispiel. Das Problem ist aber insgesamt viel größer. Es erstreckt sich doch über die kompletten Softwareanwendungen für die Mandanten. Beispielhaft möchte ich auf Online- Anwendungen eingehen. Wir hatten früher die Einstellung DATEV und sonst nichts. Das haben wir auch den Mandanten so weitergegeben. Wenn. Hinsichtlich der Verfahrensdokumentation gibt es keine Entwarnung. Nach wie vor ist eine solche erforderlich. Kleinunternehmer und deren Berater können also nicht aufatmen, auch wenn sich weiterhin der Hinweis findet, dass die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation abhängig ist von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie. Dazu müssen sämtliche Arbeits- und Organisations­anweisungen, Stammdaten, verfügbare Programme und Programmversionen genannt werden, insbesondere: Verfahrensdoku-Schnellstart. Mit Verfahrensdoku-Schnellstart legen Sie in kurzer Zeit eine solide Basis für eine Verfahrensdokumentation. In einer PDF-Datei einfach Zutreffendes ankreuzen, Tabellendaten und Texte ergänzen und alles abspeichern. (Nicht aufwärtskompatibel zu den nachfolgenden Angeboten im Word-Format.

© 2017 WSG Wirtschaftsberatung Steuerberatungsgesellschaft mbH In Kooperation mit EK/servicegroup eG Dass eine Verfahrensdokumentation erforderlich ist, ergibt sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD). Dieses Schreiben des Bundesfinanzministeriums (14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450) ist bereits seit Anfang 2015 in Kraft Die GoBD sind bereits seit dem 01.01.2015 anzuwenden und gelten grundsätzlich für alle buchführenden Betriebe, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Betroffen sind aber auch Unternehmer, die ihren Gewinn in Form einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, letztlich also nahezu jedes Unternehmen. Wichtig ist, dass die Hardware in einen Bezug zu ihrer Verwendung innerhalb der IT-Struktur des Unternehmens gestellt wird. So sollten bei der Beschreibung eines Serversystems die darauf laufenden buchführungsrelevanten Programme und deren Funktion kurz beschrieben werden.

Inhaltsverzeichnis

GoBD Verfahrensdokumentation: Die gute und die schlechte Nachricht Die gute Nachricht ist, dass niemand verpflichtet ist, eine elektronische Registrierkasse zu führen. Die schlechte Nachricht für dich, wenn du allerdings eine elektronische Registrierkasse besitzt, muss du bereits seit Januar 2017 Einiges bei deiner Kassenführung beachten Die GoBD schreiben vor, dass Daten unverändert alle EDV-Systeme und Schnittstellen durchlaufen müssen. Der Nachweis gehört in die Anwender-Dokumentation, ist allerdings nur schwer und mit entsprechender Sachkenntnis zu erbringen. Bis zur Erfassung muss sichergestellt werden, dass die Unterlagen nicht verlorengehen. Das geschieht insbesondere durch die laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in entsprechenden Ordnern oder auch durch Grundbuchaufzeichnungen in PC-Kassen, Warenwirtschafts- oder Fakturierungssystemen. Beim Erstellen einer Verfahrensdokumentation sollten Betriebsinhaber nicht akribisch jeden Punkt bearbeiten und darstellen, sondern zunächst „risikoorientiert“ vorgehen, rät de Beer. „Man sollte zuerst die Dokumentation zu den Bereichen erstellen, die sich ein Betriebsprüfer garantiert anschauen wird.“ In der Regel seien das vor allem diese sechs Punkte, die man Schritt für Schritt wie eine Arbeitsanweisung beschreiben sollte:Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt den organisatorischen und technischen Prozess zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle und ergänzender Informationen hinsichtlich:

GoBD 2020: Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage

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Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation alleine begründet für sich noch keinen schwerwiegenden Mangel. Also kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht ohne weiteres allein aufgrund dessen verworfen werden. Doch Vorsicht! Liegen andere schwerwiegende Mängel in der Buchführung vor, kann sich die Situation aufgrund der fehlenden Verfahrensdokumentation verschärfen. Die Folgen können Schätzungen des Finanzamts sein, die dann zu empfindlichen Steuernachzahlungen führen. Auch strafrechtliche Konsequenzen sind nicht völlig aus-zuschließen. Verfahrensdokumentation besteht, kann das vorliegende Muster aber an den passenden Stellen entsprechend ergänzt werden. [3] Die Vernichtung der originalen Papierbelege soll bei Anwendung der vorliegenden Muster-Verfahrensdokumentation ohne negative Folgen für die Ordnungsmäßigkeit und insbesondere die Beweiskraft der Buchführung bzw. Aufzeichnungen bleiben. Als Maßstab werden dabei. Vorbemerkungen Dass eine Verfahrensdokumentation erforderlich ist, ergibt sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD). Dieses Schreiben des Bundesfinanzministeriums (14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450) ist bereits seit Anfang 2015 in Kraft. Nach Rn. 151 der GoBD.

Achtung Unternehmer: Immer mehr Betriebsprüfer verlangen

Veröffentlicht von Ralf Niewald

Unternehmer haben viele Pflichten, was Buchhaltung und Steuern angeht. Dazu gehört aber etwas, das viele Unternehmer nicht auf dem Schirm haben: die Verfahrensdokumentation. Dabei sollte jeder Unternehmer eine haben. Und seit einiger Zeit lassen sich Betriebsprüfer vermehrt die Verfahrensdokumentation vorlegen. Wir erklären, was dahintersteckt und was Ihnen als Unternehmer passieren kann, wenn sie fehlt. Stand: 15. Mai 2020 1 Häufig gestellte Fragen im Zusammenhang mit den wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona-Krise (FAQ-Katalog - Stand: 15. Mai 2020 „Schuld“ an diesem Aufwand sind die GoBS und die GoBD. Seit nunmehr fast drei Jahren gibt es mittlerweile die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – auch bekannt als GoBD. Kurz gesagt muss hiernach auch bei elektronischen Belegen die Buchhaltung nachvollziehbar, jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar erfolgen. Wie das aussehen soll, verraten die GoBD auch – jedenfalls im Ansatz. Ein gern übersehener, aber äußerst wichtiger Punkt ist dabei die Verfahrensdokumentation. Die Corona-Krise trifft auch die Baubranche. Die Soka-Bau unterstützt deshalb ihre Mitgliedsbetriebe bei der Personalsuche und Kollegenhilfe.

Verfahrensdokumentation nach GoB

  1. Aufgrund von Überschneidungen sind die einzelnen Bereiche nicht immer klar abgrenzbar. Da jedoch keine formellen Vorgaben zur Verfahrensdokumentation bestehen, sind Unternehmen in der Strukturierung nicht gebunden.
  2. Verfahrensdokumentation Der Wandel vom Papier zur elektronischen Belegverwaltung hat zur Folge, dass die Finanzverwaltung neue Nachweise fordert. Aus Sicht des Finanzamtes ist eine sogenannte Verfahrensdokumentation (VFD) notwendig, um zu belegen, dass die Daten der Buchhaltung nicht manipulierbar sind. Leider hat die Finanzverwaltung diese Grundsätze in einem 127-seitigem.
  3. Mit den neuen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung wurde schon 2015 die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation für alle Unternehmen eingeführt. Seit 2017 prüfen die Finanzämter dies. Der Artikel erklärt, was eine Verfahrensdokumentation ist und wer sie erstellen muss
  4. Verfahrensdokumentation müssen verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Randziffer 151). Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das beschriebene Verfahren in der Dokumentation dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht (Randziffer 154). Nach dieser Randziffer müssen.
  5. Was geschieht, wenn keine Verfahrensdokumentation nicht vorhanden ist? Dies alleine kann nach Ansicht der Finanzverwaltung zur Fehlerhaftigkeit bzw. zur Verwerfung der Buchführung und damit zu einer Schätzungsbefugnis führen. Diese Auffassung der Finanzverwaltung ist aber umstritten, da keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation besteht.

Verfahrensdokumentation (GoBD) Muster Vorlag

  1. Es dürfte regelmäßig nicht gelingen, diese kurz vor einer angekündigten Betriebsprüfung nachzuschreiben. Aus einer Verfahrensdokumentation über das Kassenwesen müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Sie muss insbesondere folgende Bestandteile aufweisen: • genaue Beschreibung der eingesetzten.
  2. dest auch die wichtigsten technischen Daten wie Prozessor, RAM und Grafikkarte genannt werden. Zur eingesetzten Hardware zählen insbesondere:
  3. Diese Vorarbeit ist äußerst wertvoll, da sie gewährleistet, dass keine wichtigen Aspekte vergessen werden. Insbesondere gewinnen Sie auch über die Prozesslandschaft in Ihrem Unternehmen einen erweiterten Überblick. Dies kann auch zum Anlass genommen werden, weitere Prozesse außerhalb der buchführungsrelevanten Themen genauer zu analysieren und zu optimieren.
  4. Seit 1. Januar 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz “GoBD”. Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden. Damit ist der Weg frei für Unternehmen, die bei der Verwaltung von Akten auf das papierlose Büro setzen und Raum, Zeit und Geld sparen möchten.
  5. Des Weiteren sind die technischen Aspekte sowie das Berechtigungskonzept einschließlich der Benutzerverwaltung zu veranschaulichen: Wer darf worauf und mit welcher Berechtigung (nur Lese-, Schreib- und Lese-, Löschrechte usw.) zugreifen und durch welche technischen Maßnahmen wird dies sichergestellt?

-Wer darf zu welchem Zeitpunkt welches Schriftgut wie scannen? Muss der Scan bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen? Wie erfolgt eine Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit? Wie werden Fehler protokolliert? Sie erhalten im Folgenden einen kurzen Überblick u. a. über Änderungen im Steuerrecht, Heute eine Frage und deren Beantwortung zur Verfahrensdokumentation beim Digitalisieren von Rechnungen.mehr. no-content. Änderung des UStAE aufgrund BMF-Schreiben zu den GoBD. Bild: Haufe Online Redaktion. News 07.05.2015 BMF. Mit BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen. Kurz: GoBD Wie Sie bereits dem Titel entnehmen können ist das erstellen einer Verfahrensdokumentation für alle Registrierkassen in Deutschland längst verpflichtend. Spätestens seit dem Inkrafttreten der GoBD sollten demnach alle Kassensystem mit einer zusätzlichen Verfahrensdokumentation ausgestattet sein

bestimmte Sichtweise auf die Welt zugrunde, die in Kapitel 2 kurz skizziert wird. Anschließend stellen wir in Kapitel 3 einen idealtypischen . 1 Einleitung Forschungsablauf vor, die folgenden Kapitel gehen dann auf die einzelnen Arbeitsschritte des Forschungsablaufs ein. Alle Arbeitsschritte werden wir beispielhaft anhand des Lehrforschungsprojekts Vielfalt im Studiengang Soziale Arbeit. Formelle Mängel führen nicht zum Verwerfen der Buchhaltung. Die Vermutung der sachlichen Richtigkeit ist jedoch widerlegt, wenn nachgewiesen werden kann, dass Anlass zu sachlichen Beanstandungen gegen das Ergebnis der Buchführungen oder der Aufzeichnungen bestehen. Um die Buchführung zu verwerfen, muss die Finanzbehörde zudem aufzeigen, dass das Ergebnis der Buchführung nicht richtig ist. Denn auch eine formal nicht ordnungsgemäße Buchführung kann ein richtiges Ergebnis ausweisen. Ist die Vermutung jedoch zerstört, weil die Finanzverwaltung nachgewiesen hat, dass das Ergebnis der Buchführung nicht richtig ist, ist das der Besteuerung zu Grunde zu legende Ergebnis auch ohne ausdrückliche Beweise – also durch Schätzung – festzustellen. Dabei trägt der Steuerpflichtige die objektive Beweislast für die für ihn günstige Umstände, d. h. er muss Nachweise für die Abzugsmöglichkeit von Betriebsausgaben erbringen. Dieser Fall kann bei Vorliegen von formalen Fehlern und unvollständigen Aufzeichnungen in Verbindung mit der Ertragsschätzung zur insgesamt unvorteilhaften Ergebnisfestsetzung für den Steuerpflichtigen durch die Finanzverwaltung zur Folge haben. Geht es um die GoBD, darf die Verfahrensdokumentation nicht zu kurz kommen. In diesem Video veranschaulicht Ihnen Ralf Thielen, einer der innovativsten Steuerberater Deutschlands und Geschäftsführer von unserem Partner Thielen & Kollegen GmbH, die Wichtigkeit der Umsetzung der GoBD in der Sozialwirtschaft

Video:

Allgemeine Beschreibung

Eine kurze E-Mail mit einer Begründung reicht aus. Beginnen Sie noch heute . Endlich gibt es ein komplettes Seminar zu den GoBD, inkl. umfangreichen Praxisbeispielen ganz ohne Cloud und laufenden Verträgen! Erstellen Sie einfach Ihre Verfahrensdokumentation mit der Schritt-für-Schritt Anleitung. Führen Sie ein Internes Kontrollsystem ein und dokumentieren Sie alles in Word und Excel Dokum Das Finanzamt verlangt die Verfahrensdokumentation oftmals schon zu Beginn der Prüfung. Bei einer sogenannten Kassennachschau (vgl. Punkt 5.3) kann sie sogar unangekündigt verlangt werden, und zwar sofort. Sich auf sein Glück zu verlassen und die Dokumentation erst bei Verlangen erstellen zu wol­len, ist also gefährlich, da nicht mehr genügend Zeit verbleiben wird, um eine regelkonforme Dokumentation vorzulegen. Das Finanzamt kann eine unvollständig erstellte Verfahrensdokumentation auch als nicht verwertbar zurückweisen. In den bargeldintensiven Gewerken und Betrieben gehört zudem die Beschreibung aller Bargeldprozesse ganz oben auf die Prioritätenliste: Wie werden die Einnahmen und Ausgaben erfasst? Wie wird deren Vollständigkeit sichergestellt? Wie erfolgen die Einzahlungen des Bargeldes auf das Geschäftskonto? Die Verfahrensdokumentation dient zur Optimierung des organisatorischen und technischen Prozesses der digitalen Archivierung innerhalb des Unternehmens. Offene Ladenkassen sind zwar weiterhin erlaubt, unterliegen aber strengen Regelungen. Weiterführende Links: Bundesfinanzministerium, Inhalte der GoBD und des BMF-Schreibens vom 26. November 201 Allgemeine Beschreibung Die allgemeine Beschreibung beinhaltet Informationen zu den Rahmenbedingungen, Zielsetzungen und den Anwendungsbereich der Verfahrensdokumentation. Dies umfasst insbesondere eine kurze Beschreibung des Unternehmens, der betroffenen Organisationsbereiche, des Gegenstands der Digitalisierung und Archivierung und der verwendeten Softwarelösungen. Darüber hinaus sollten.

GoBD - kurz erklärt - www

Es besteht zwar die Pflicht zum Erstellen einer schriftlichen Verfahrensdokumentation. In den GoBD heißt es aber dazu: Wenn Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der digitalen Buchführung auch ohne Verfahrensdokumentation gewährleistet sind, „dann stellt das Fehlen einer Verfahrensdokumentation allein keinen formellen Mangel dar, … der zum Verwerfen der Buchführung führen kann“, sagt de Beer. „Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation…, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.“

Verfahrensdokumentation GoBD für Kasse & Belegablag

Die Digitalisierung macht auch vor der betrieblichen Buchhaltung nicht halt. Die Schwerpunkte liegen hierbei auf einer immer stärkeren Automatisierung der Prozesse, die letztlich zu großen Einsparungen führen wird. Die deutsche Finanzverwaltung hat schon 2014 neue Regelungen für die elektronische Buchführung und Belegerfassung erlassen, und zwar in Form der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Diese lasse sich unterteilen in drei Hauptbereiche:Richtig umgesetzt stellt das Verlangen der Finanzverwaltung, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen, für alle KMU eine große Chance dar. Können doch durch Prozessbeschreibungen Abläufe vereinheitlicht und vereinfacht, Strukturen und Zuständigkeiten durchdacht und schließlich schriftlich festgehalten werden.Der Inhalt des Rundschreibens ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es notwendig, Haftung und Gewähr auszuschließen. Das Rundschreiben ersetzt nicht die individuelle persönliche Beratung. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Randziffer 151). Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das beschriebene Verfahren in der Dokumentation dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht (Randziffer 154). Nach dieser Randziffer müssen.

Verfahrensdokumentation zur Belegablage für Steuerberate

  1. Nach Verfahrensdokumentation und Qualitätsmanagement setzt der Gesetzgeber nun auch bei der Kassenprüfung auf den Überraschungseffekt. Denn ab 2018 können Finanzbeamte unangekündigt im Betrieb stehen und eine Kassennachschau durchführen. Mit einer Beratung, gefördert durch den Staat, können Unternehmen vorbeugen
  2. Die allgemeine Beschreibung beinhaltet Informationen zu den Rahmenbedingungen, Zielsetzungen und den Anwendungsbereich der Verfahrensdokumentation. Dies umfasst insbesondere eine kurze Beschreibung des Unternehmens, der betroffenen Organisationsbereiche, des Gegenstands der Digitalisierung und Archivierung und der verwendeten Softwarelösungen. Darüber hinaus sollten in diesem Abschnitt die Verantwortlichkeiten geregelt werden.
  3. Die "Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen"  (Version: 2.0; Stand: 29.11.2019 ) zielt darauf ab, die Verfahren und Maßnahmen zu beschreiben, die für die Digitalisierung und anschließende elektronische Aufbewahrung inkl. Vernichtung der originären Papierbelege im Unternehmen gelten. Sie beschränkt sich ausdrücklich auf die Aspekte einer ordnungsmäßigen Digitalisierung von Belegen unter Aufrechterhaltung der Beweiskraft der Buchführung unter Berücksichtigung der geltenden Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
  4. Zur Verfahrensdokumentation gehören demnach die Prozesse der Entstehung, Indizierung, Speicherung, des eindeutigen Wiederfindens, Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und Reproduktion der archivierten Informationen.
  5. Mit dem BMF-Schreiben werden die GoBD--Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff neugefasst. Es tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014, BStBl I S. 1450.
  6. Und wenn der Unternehmer Papierbelege hat? Dann darf er sie nicht ohne weiteres einscannen und wegwerfen. Voraussetzungen dafür, dass der gescannte Beleg in die Mülltonne wandert, ist eine – ja, Sie ahnen es schon – eine ausführliche Verfahrensdokumentation. Diese bezieht sich aber detailliert nur auf den Scanprozess, also die „Verwandlung“ von Papier- in digitalisierte Belege. Ab dem Moment, in dem dann originär digitale Belege und digitale (gescannte) Belege archiviert werden, gelten wieder die gleichen Anforderungen.
  7. Es ist zudem sinnvoll, bereits in der allgemeinen Beschreibung einen Versionsüberblick zur Verfahrensdokumentation zu geben und die verschiedenen Autorisierungen bei der elektronischen Buchführung darzustellen – etwa in Form einer Grafik, die die verantwortlichen Personen und ihre Zuständigkeiten zeigt.

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Video: BAFA-Förderung für die Verfahrensdokumentation einsetze

Compliance / Verfahrensdokumentation genau nach Ihren Bedürfnissen Compliance erfordert revisionssichere Speicherung und Langzeitarchivierung Compliance steht kurz gesagt für die Einhaltung von Gesetzen , Richtlinien und unternehmenseigenen Regeln Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 GoBS) dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die Finanzverwaltung hat Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen. Lassen Sie sich nicht täuschen: Die EDV-Systeme, die eine Verfahrensdokumentation erfordern, sind vielfältig und sehr unterschiedlich. So zählen dazu etwa auch 2001 rückte, durch die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), die Verfahrensdokumentation kurzzeitig in den Brennpunkt der steuerlichen Prüfung. Durch die GDPdU wurde beschlossen, dass alle Anlagen mit steuerlich relevanten Informationen, in einer Verfahrensdokumentation mit eingebracht werden müssen. Aus der erhöhten Komplexität durch die Nutzung modernster Informationstechnologien ergeben sich allerdings neue Probleme: Digitale Daten sind weitaus flüchtiger als das althergebrachte Papier und auch viel leichter - beabsichtigt oder unbeabsichtigt - zu „vernichten“ oder zu verfälschen.

Verfahrensdokumentation: Sie haben nur noch sechs Wochen

  1. dest auch die wichtigsten technischen Daten wie Prozessor, RAM und Grafikkarte benannt werden.
  2. Beitrag per E-Mail empfehlen Anlässlich der kürzlich vom BMF veröffentlichten GoBD 2020 hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen veröffentlicht.
  3. Bei einer elektronischen Rechnung, insbesondere einer per E-Mail eingegangenen, könnte die Prozessbeschreibung wie folgt aussehen:
Team – Willkommen! – Cremers & Partner

Anwenderdokumentation

Zur Belegablage: AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage, erstellt durch die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Steuerberaterverband. Und nun kristallisiert sich so langsam aber sicher heraus, dass es im Bereich der Erstellung von Verfahrensdokumentationen zwei Strömungen gibt: die einen favorisieren umfangreiche Dokumentationen, die anderen halte kurze Erläuterungen, gegebenenfalls in Checklistenform oder als Diagramme, für ausreichend. Ich selbst tendiere, da ich die vielen kleinen Unternehmen vor Augen habe, zu.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministerium der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland. Als Verwaltungsvorschrift sind die GoBD nur für nachgeordnete Verwaltungsbehörden und Bedienstete des Finanzministeriums verbindlich Verfahrensdokumentation Unternehmen (für sämtliche unternehmensindividuellen IT-Prozesse, wie beispielsweise das Auftragswesen, Rechnungsausgang, Zeiterfassung oder Warenwirtschaft) Der Clou an dieser Vorgehensweise ist folgender: Die Dreiteilung ermöglicht eine deutlich günstigere Erstellung und turnusmäßige Anpassung der Dokumentation Die reine Aufzählung der verwendeten Programme ist nicht ausreichend. Es muss sich ein schlüssiges Gesamtbild ergeben, wie die Programme mit ihren jeweiligen Schnittstellen ineinandergreifen. Dies kann durch ein Datenflussdiagramm als Einführung mit weiteren Erläuterungen geschehen. Gegebenenfalls kann hier auch auf bereits vorhandene Ablaufpläne und Dokumentationen zur unternehmensinternen IT-Architektur zurückgegriffen werden. Die Finanzverwaltung fordert allerdings - wie Sie anhand der vorliegenden Information bereits im Detail wissen -, dass die Verarbeitung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls (unter Einsatz derartiger Systeme) sowie das dabei angewandte Verfahren anhand einer vollständigen und aussagekräftigen Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein muss. Damit Ihnen diese gelingt, geben wir Ihnen nachfolgend eine Checkliste an die Hand, die sich an der Gliederung unter Punkt 4 orientiert.

Für ersetzendes Scannen: Musterverfahrensdokumentation zur Beleg-Digitalisierung, die die Bundessteuerberaterkammer gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband entwickelt hat.Doch keine Panik: Wenn das Unternehmen gar keine oder keine ausreichende Verfahrensdokumentation vorlegt, bedeutet das nicht automatisch das alles vernichtende Urteil des Betriebsprüfers und die Schätzung. Die GoBD sehen in einer fehlenden oder unzureichenden Dokumentation keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht, solange die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigt ist. In der Folge heißt das: Liegen keine weiteren Verstöße gegen die GoBD vor und stimmt die Buchhaltung inhaltlich, ist eine fehlende Verfahrensdokumentation kein Grund für eine Hinzuschätzung.

Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und

Eine einfache Prozessbeschreibung für die Bearbeitung einer eingehenden Papierrechnung könnte wie folgt lauten: Dipl.-Kfm. Michael Schröder, Steuerberater Schmiljanstraße 7, 12161 Berlin (Tempelhof-Schöneberg/ Friedenau) E-Mail: Steuerberater@steuerschroeder.de Öffnungszeiten Steuerbüro: Mo. - Do. 9 - 18 Uhr | Fr. 9 - 16 UhrEin wichtiger Teilbereich der GoBD, der alle drei Hauptbereiche berührt, ist die Verfahrensdokumentation, in der insbesondere alle relevanten IT-Prozesse dargestellt werden müssen. Darüber hinaus müssen die betrieblichen Prozesse im Normalbetrieb und auch im Notbetrieb beschrieben werden. Das Datensicherheits- und auch das Datensicherungskonzept soll umfassend dargestellt werden. Im Detail bedeutet dies, dass auch Regeln zur Generierung von Passwörtern (so abstrakt wie möglich) dargestellt werden müssen.

Welche Inhalte eine Verfahrensdokumentation benötigt, wird in den GoBD nicht abschließend definiert. Eine Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung (Zielsetzung und Überblick), einer Anwenderdokumentation (Verfahren und Maßnahmen), einer technischen Beschreibung (Hard- und Software) und der Betriebsdokumentation.Die Musterverfahrensdokumentation ist individualisierbar und dient den Unternehmen somit als Vorlage, um den Vorgang der Belegablage anhand unternehmens- und branchenspezifischer Angaben zu dokumentieren. Die Prozesse sind bei den Steuerpflichtigen sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben. Das Patentrezept für die eigene Verfahrensdokumentation gibt es daher nicht. Für Steuerberater bietet sich hierbei ein weites Betätigungsfeld.

Ein funktionierendes IKS kann auch bei Fehlerberichtigungen des Steuerpflichtigen von enormer Bedeutung sein. Hier stellt sich nämlich oft die Frage, ob eine „einfache“ Berichtigung nach § 153 der Abgabenordnung (AO) genügt oder ob eine Selbstanzeige nach § 371 AO erforderlich ist. Zu jedem Geschäftsvorfall müssen alle relevanten In-formationen aufgezeichnet werden (z.B. Name des Geschäftspartners, Datum und konkrete Leistungsbeschreibung). Speziell bei einer EDV-gestützten Buchhaltung ist zu beachten, dass verdichtete Aufzeichnungen nur dann zulässig sind, wenn sich die Zusammensetzung nachvollziehen lässt und die einzelnen Vorgänge kenntlich gemacht werden können. Es darf keine Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen unterschlagen werden. So sind etwa Kassensysteme, die die Erstellung von Belegen ohne entsprechende Verbuchung der Einnahmen ermöglichen, unzulässig. Stornobuchungen und Löschungen müssen nachvollziehbar sein. Zudem muss die EDV gegen Datenverlust gesichert sein. Belege, Unterlagen und Dokumente in Papierform sind in der Verfahrensdokumentation wie elektronische Dateien zu berücksichtigen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen (GoBD Rn. 141). Daraus lassen sich die wesentlichen Inhalte einer Verfahrensdokumentation bestimmen: Alle verwendeten Programme müssen in ihrer jeweiligen Version (inklusive möglicher Updates) aufgeführt werden. Die zuvor verwendeten Versionen sollten aus einer Nutzungshistorie hervorgehen. Darüber hinaus sind individuelle Änderungen und Anpassungen an Programmen („Customizing“) darzustellen. Die seit 1. Januar 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fordern für zahlreiche Bereiche Verfahrensdokumentationen von den steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft auch die geordnete und sichere Belegablage.

Füllen Sie die Arbeitsabläufe mit Leben: Zahlungsfreiga­ben, Revisionsprüfungen oder Zufallsauswahlen, Ge­schäftsausrichtung, Zugriffsberechtigungen - insbeson­dere im Zusammenhang mit der Datenschutzgrundver­ordnung - oder auch Urlaubs- oder Krankheitsvertretun­gen müssen klar geregelt sein. Ebenso ist eine regelmä­ßige Passworteingabe und -änderung für EDV-Systeme zwingend notwendig. Verschriftlichen Sie Ihre Regelun­gen dazu, halten Sie die Überprüfung ein und nehmen Sie nötige Anpassungen vor! Die turnusmäßige Durchführung von Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen muss dokumentiert werden, beispielsweise anhand entsprechender Formulare. Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur sowie des DV-Systems. Die Verfahrensdokumentation dient der Finanzverwaltung dazu, sich bei einer Betriebsprüfung in angemessener Zeit ein Bild vom Aufbau der EDV-Landschaft und der entsprechenden Prozesse zu machen. Eine weitere Anforderung an die Verfahrensdokumentation ist daher, dass sie übersichtlich gegliedert und vollständig sein soll. Als Hilfsmittel für die Betriebsprüfung ist die Verfahrensdokumentation so von großer praktischer Relevanz.

Ebenso können relevante Teile der Verfahrensdokumentation bereits im Unternehmen vorliegen. Die Verfahrensdokumentation kann durchaus aus mehreren Dokumenten bestehen oder auf andere Dokumente verweisen, beispielsweise auf Handbücher, Arbeitsanweisungen, Anwenderdokumentation, auf Testdokumentationen oder IT-Sicherheitsrichtlinie usw.). Daher sollte nach der erstmaligen Einführung der Verfahrensdokumentation in zunächst kurzen Zeitabschnitten überprüft werden, ob alles tatsächlich so abläuft, wie es beschrieben wurde. Wenn nein, gibt es zwei Möglichkeiten: 1 Die Abläufe werden an die Beschreibungen angepasst. Denn schließlich hat man sich ja bei der Erstformulierung etwas gedacht und auch vorgenommen. 2 Die. Wird Standardsoftware eingesetzt, ist die vom Hersteller gelieferte Dokumentation um die Beschreibung der anwenderspezifischen Anpassungen und die Dokumentation der Integration des IKS des Anwenders (z.B. Parametrisierungen, Verwendung der Eingabefelder, Schlüsselsystematiken) zu ergänzen. Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus? GoBD in der Praxis - so meistern Sie die Verfahrensdokumentation Nur kurz wollen wir darauf hinweisen, dass eine Verfahrensdokumentation in Betrieben jeder Grösse einen Nutzen erzeugt, der sich berechnen und damit nachweisen lässt. In einem späteren Artikel werden wir hierauf zurückkommen. Festgehalten sei hier: die Er-stellung einer Verfahrensdokumentation mag die Erfüllung gesetzlicher Aufgaben sein

Liegt keine schriftliche Verfahrensdokumentation vor, dürfte es zielführend sein, möglichst umgehend mit der Erstellung unter Berücksichtigung der aktuellen Abläufe im Unternehmen zu beginnen. Da die Verfahrensdokumentation ein Bestandteil der GoBD ist, werden im Folgenden kurz deren Schwer-punkte erläutert. Nur so kann ein entsprechendes Gesamtverständnis für die Thematik entwickelt werden. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkei Videokonferenz und vernetztes Arbeiten im Team, digitale Kommunikation mit Kunden, neue digitale Dienstleistungen … Viele Betriebe nutzen die Krise, um die Digitalisierung voranzutreiben. Sie auch? Als Vorüberlegung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation sollte auch berücksichtigt werden, dass bestimmte Informationen (z.B. Hard- und Softwareversionen, Ver-antwortlichkeiten der Mitarbeiter) relativ häufig aktualisiert werden müssen.

Neue Gefahren bei der Betriebsprüfung – Ärger mit dem

Betriebsprüfung Verfahrensdokumentation und internes

Mythos Arbeitszeugnis - Teil 1 - Ihre Mittelstandsberater

Impressum, Haftungsausschluss & Datenschutz | © Dipl.-Kfm. Michael Schröder, Steuerberater Berlin Hilfestellung zur Verfahrensdokumentation Stromsteuer Erscheinungsdatum 05.10.2018 Artikel Hilfestellung zur Verfahrensdokumentation Stromsteuer Herunterladen (PDF, 175 KB,

Mit der Betriebsdokumentation müssen Sie - indem Sie die Nutzungsprozesse der buchführungsrelevanten Soft­ware im täglichen Betrieb darstellen - beweisen, dass Ihre EDV stabil und sicher funktioniert. Deshalb sollten Sie hier insbesondere die betriebsinternen Anweisungen zur Dokumentation und zur Sicherheit der EDV anführen. Wurden Organisations- und Arbeitsanweisungen bisher nur mündlich erteilt, ist nun das Erfahrungswissen Ihrer Mitarbeiter gefragt. Grundsätzlich müssen alle mit der elektronischen Buchführung im Zusammenhang stehenden Verfahren beschrieben werden. Ausgangspunkt sind dabei die buchführungsrelevanten Systeme, die als Vor- oder Nebensysteme Daten liefern (z.B. Warenwirtschafts- und Doku­mentenmanagementsysteme [DMS]), die dann im Hauptsystem (der Buchhaltungs- und Bilanzierungssoftware) verarbeitet werden. Die Frage muss immer lauten: In welche buchführungsrelevanten Prozesse sind diese Systeme einbezogen? Genau diese Prozesse sind zu identifizieren und von Anfang bis Ende zu beschreiben. Das meint die Finanzverwaltung letztlich mit „Darstellung des Ablaufs und der Ergebnisse der EDV-Verfahren“. Felix1 hat ein digitales Geschäftsmodell für die Steuerberatung entwickelt. Unsere Mandanten sind sowohl Unternehmer als auch Privatpersonen, die keine Lust mehr auf Papierberge und verlorene Rechnungen haben. Sie lassen mit uns ihre Buchhaltung, Steuererklärungen oder Jahresabschlüsse auf Wunsch zu 100% digital erstellen und nutzen dazu die Felix1-App oder das hauseigene, gesicherte Unternehmerportal. Wir sind ein Unternehmen der ETL-Gruppe und haben bundesweit über 70 Steuerberater.

Für die Zukunft bedeutet das, dass man sich einen Erinnerungstermin (zum Beispiel nach sechs oder längstens nach zwölf Monaten) vormerkt, zu dem die bisherige Version überprüft und gegebenenfalls durch eine neue ersetzt wird. Hierbei handelt es sich um eine Vollversion, die alle Änderungen enthält. Die bisherige Version muss, versehen mit Gültigkeitsdatum, aufbewahrt werden. In die Verfahrensdokumentation gehören eine kurze Präambel, eine Dokumentationshistorie, welche Systemkomponenten vorhanden sind (Hard- und Software), Zugangsberechtigungen und Verfahrensbeschreibungen. Alle betrieblichen Prozesse müssen dargestellt werden, also jeder einzelne Arbeitsschritt - wie, wann, wie oft er von wem in der Apotheke tatsächlich durchgeführt wird. Wer ist zum. Wird ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwendet, so ist es ratsam, die Berechtigung zum Anlegen neuer Ordner in den oberen Datenhierarchien zu beschränken und etwa lediglich der IT-Abteilung zuzuweisen. Hierdurch kann einerseits ein „Wildwuchs“ an Ordnern verhindert und andererseits die notwendige Indexierung, welche die GoBD verlangen, gewährleistet werden. Dabei sollte die Verfahrensdokumentation dem Nachweis und der Transparenz der Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben und Anforderungen dienen und den Ablauf des Abrechnungsverfahrens zwischen der Entstehung bis zum Wiederauffinden der Daten beschreiben. Darüber hinaus sollte in der Verfahrensdokumentation die sachlogische und die programmtechnische Lösung beschrieben werden, außerdem die Wahrung der Programm-Identität und der Datenintegrität. Enthalten sein sollte auch eine Arbeitsanweisung für die Anwendung und Archivierung des Programms.

Da die Verfahrensdokumentation ein Bestandteil der GoBD ist, werden im Folgenden kurz deren Schwer-punkte erläutert. Nur so kann ein entsprechendes Ge-samtverständnis für die Thematik entwickelt werden. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Eine im Ergebnis richtige Erfüllung der buchhalterischen Pflichten reicht nicht aus, auch der Weg zum Ergebnis muss in seiner Darstellung absolut. Viele webbasierte Buchhaltungslösungen bieten steuerberaterfreundliche Produkt-Features und besondere Services für Steuerberater. Im 8. Teil unserer Serie stellen wir die Lösung lexoffice vor. Weiter Hier sind einem Missbrauch durch den Mitarbeiter keinerlei Grenzen gesetzt. Daher sollte ein Kontrollsystem unter Hinzunahme eines weiteren Mitarbeiters installiert werden.

So sind das Unternehmen und seine Tätigkeitsbereiche kurz zu beschreiben, ebenso der Wirtschaftsbereich, in dem es tätig ist, und wie der Gewinn ermittelt wird (Bilanzierung oder EÜR). Gibt es Besonderheiten - beispielsweise bei der Bilanzierung (besondere Anforderungen an das Archiv bei Ärzten usw.) -, so sind auch diese zu nennen. Hinweis. Es empfiehlt sich, die allgemeine. seit Kurzem stoße ich des Öfteren auf die Veröffentlichung des AWV unter dem Titel Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage. Ich möchte mir erlauben, hierzu Stellung zu nehmen, da ich seit 1997 ausschließlich mit dem Thema Verfahrensdokumentation beschäftigt bin. 1) Gemäß den GoBD, wie auch schon zu GoBS-Zeiten, besteht die Aufgabe der Verfahrens¬doku-ment¬ation darin.

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Mit den seit 1. Januar 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ist die Verfahrensdokumentation wieder in den Fokus gerückt.Hierbei kann es sehr hilfreich sein, sich auf alle vorhandenen Beschreibungen (vergleiche auch unter 2.) zu stützen und diese als Basis zu verwenden. In Betracht kommen beispielsweise:Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen müssen Steuerpflichtige Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren (z. B. Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen).

Z3-Datenanforderung im Rahmen der digitalen Zollprüfung?ECM / DMS

Technische Beschreibung

In der allgemeinen Beschreibung muss ausgeführt werden, unter welchenRahmenbedingungen und in welchem unternehmerischen Umfeld die relevanten IT-Systeme angewendet werden. So sind das Unternehmen und seine Tätigkeitsbereiche kurz zu beschreiben, ebenso der Wirtschaftsbereich, in dem es tätig ist, und wie der Gewinn ermittelt wird (Bilanzierung oder EÜR). Gibt es Besonderheiten – beispielsweise bei der Bilanzierung (besondere Anforderungen an das Archiv bei Ärzten usw.) –, so sind auch diese zu nennen. Anwenderdokumentation (z. B. die Bedienungsanleitung für sachgerechte Nutzung der eingesetzten EDV- bzw. IT-Systeme).

DCP im Dialog: Transparenzregister - Wichtiges zum

Buchführung und vieles, das damit zusammenhängt - wie beispielsweise Rechnungseingang und -ausgang -, wird in Unternehmen meistens durch moderne Informationstechnologie erledigt. Der PC, eingebunden in ein Firmennetzwerk, ist heutzutage aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Diese Entwicklung wird sich künftig durch die vielzitierte Digitalisierung noch intensivieren. Schon jetzt geht beim betrieblichen Rechnungswesen und der Belegorganisation der Trend immer mehr zur Automatisierung. Die elektronische Buchführung mittels entsprechender Software ist schon länger Standard, doch nun setzt sich auch das ersetzende Scannen von Buchführungsbelegen mehr und mehr durch. Ebenso werden die Buchungsvorgänge selbst immer stärker automatisiert. Hintergrundinformationen zu aktuellen politischen Themen - kurz und bündig mit einer Bewertung des Handwerks. mehr. Neue Ausgabe Mai: Allianz für Aus- und Weiterbildung . Service. Für Betriebe Unser Service für Handwerksbetriebe: Diese Seite bietet einen Überblick über alle Inhalte der ZDH-Website, die einen direkten Nutzen für die betriebliche Praxis haben. mehr. Nachhaltigkeit. Das.

Damit das ersetzende Scannen auch anerkannt wird, muss die verwendete Hard- und Software bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Zudem sind Kontrollen bei der Durchführung zu gewährleisten. Unabdingbar ist außerdem, dass der gesamte Archivierungsprozess beginnend mit dem Eingang bzw. der Generierung der Belege über den Scanprozess bis hin zur elektronischen Ablage in der Verfahrensdokumentation beschrieben wird. Viele Unternehmen nutzen sogenannte Enterprise Resource Planning-Software (ERP). Hierbei handelt es sich um eine Plattform, die den automatischen Datenaustausch zwischen mehreren jeweils integrierten Programmen ermöglicht. Dies kann zum Beispiel den Rechnungsworkflow, die Buchhaltung und betriebswirtschaftliche Auswertungen für das Unternehmenscontrolling erleichtern. Dabei erfolgt der Datenaustausch häufig in Echtzeit und die ERP führt auch selbständig Plausibilitätschecks durch. All diese Funktionen müssen dann in der Anwenderdokumentation entsprechend dargestellt werden.

Kurz und knapp, ja ist sie! Momentan gilt eine nicht vorhandene bzw. nicht ausreichende Verfahrensdokumentation nicht als direkter formeller Mangel mit sachlichem Gewicht. Daher gibt es aktuell keine ernsten Folgen, unter der Voraussetzung, dass die Nachvollziehbarkeit der Buchführung und aller Unterlagen gegeben ist. Ist der Betriebsprüfer der Meinung, dass grobe Mängel vorhanden. Aus einer Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation für die Zeit vor dem 1.1.2015 für den jeweiligen Unternehmer nachteilige Folgen anzunehmen, dürfte nach der hier vertretenen Auffassung eine unzulässige rückwirkende Verschärfung darstellen. Denn der im Übrigen nur die Finanzverwaltung bindende Hinweis in der Rn. 155 der GoBD (vgl. hierzu die Ausführungen unter 1.) ist erst am 1.1.2015 in Kraft getreten. Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:Mobiles Scannen von Belegen: BStBK unterstützt Steuerberater mit überarbeiteter Muster-Verfahrensdokumentation

Weitere Teile der Anwenderdokumentation sind die Organisationsanweisungen zum Aufbau der unternehmensinternen IT sowie die Benutzerhandbücher der verwendeten Soft- und Hardware. Merkblatt Die Verfahrensdokumentation in der Praxis: Alle Informationen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr. Diese Information ersetzt nicht die individuelle Beratung! Rechtsstand: 04.02.2019

Zudem spielt die Verfahrensdokumentation eine sehr große Rolle, die nun fester Bestandteil der Prüfungsszenarien sein wird. Auch wird erstmals genau beschrieben, was mit einer. Ein effektives TCMS, also steuerliches Kontrollsystem, kann hiervor schützen, da es laut Finanzverwaltung als Indiz dafür gilt, dass keine Leichtfertigkeit oder gar Vor-satz den Fehler begründet hat. Demnach müssen die GoBD, die Verfahrensdokumentation und das TCMS zusammengedacht werden. Die Verfahrensdokumentation fungiert somit als Grundlage für den Nachweis eines effektiven TCMS. Das TCMS seinerseits ist dann nochmals gesondert zu dokumentieren; auch hierfür gibt es verschiedene Methoden, die jeweils an die konkreten Verhältnisse angepasst werden müssen. Verfahrensdokumentation Seit nunmehr zwei Jahren sind sie in Kraft, die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - kurz GoBD. Erste Betriebsprüfungen zeigen: Die Finanzverwaltung hat die Revisionssicherheit von Warenwirtschafts- und anderen Vorsystemen, die zeitnahe. Verfahrensdokumentation; im Interview mit einer Finanzbeamtin. 6. April 2020 von Christian Deák. Weiterlesen. Allgemein digitale Steuerberatung Lexoffice. Das papierlose Büro; mit Lexoffice. 5. April 2020 von Christian Deák. Liebe Mandantinnen, liebe Mandanten, liebe Leserinnen und Leser, bei unserem heutigen Blog Post soll es darum gehen, wie man sein ganzes Geschäft - papierlos und.

Werden Geschäftsvorfälle periodisch verbucht oder Aufzeichnungen entsprechend erstellt, gelten folgende Vorgaben: Wird ein DMS verwendet, so ist es ratsam, die Berechtigung zum Anlegen neuer Ordner in den oberen Datenhierarchien zu beschränken und etwa lediglich der IT-Abteilung zuzuweisen. Hierdurch kann einerseits ein „Wildwuchs“ an Ordnern verhindert und andererseits die nach den GoBD notwendige Indexierung gewährleistet werden. Aus der Darstellung muss beispielsweise hervorgehen, ob Datenhändisch eingegeben oder automatisiert aus externen Datenquellen übernommen werden. Gleiches gilt für die Prüfung der Richtigkeit der Daten: Erfolgt diese durch händische Durchsicht oder durch automatische Prüfungen und Plausibilitätschecks? Auch wie Daten ausgegeben werden, muss dargestellt werden: als Papierausdruck oder elektronisch an weitere Verarbeitungssysteme bzw. externe Stellen? Durch die vorliegende Muster-Verfahrensdokumentation bekommen auch kleine und mittelständische Handwerksunternehmen eine wertvolle Unterstützung. Sie können nun die von der Finanzverwaltung geforderten Verfahrensdokumentationen besser umsetzen, erklärt ZDH-Generalsekretär Holger Schwannecke. Das sei ein wichtiger Fortschritt, da bisher meist nur in größeren Unternehmen eine intensi Die Verfahrensdokumentation in der Praxis Seite 2 von 6 1 Hintergrund Die Digitalisierung macht auch vor der betrieblichen Buchhaltung nicht halt. Die Schwerpunkte liegen hier- bei auf einer immer stärkeren Automatisierung der Prozesse, die letztlich zu großen Einsparungen führen wird. Die deutsche Finanzverwaltung hat schon 2014 neue Regelungen für die elektronische Buchführung und. Mehr Rechtssicherheit und Effizienz in Ihrer Steuerkanzlei durch Fachbeiträge, eine Rechts- und Entscheidungsdatenbank sowie praktische Arbeitshilfen. Inklusive 3 Lizenzen, 4 Praxiskommentare sowie 6 Online-Seminare. Weiter

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